Kaupan alan vuosivapaajärjestelmä selkokielellä: ansainta, antaminen ja rahakorvaus
Vuosivapaa ei ole vuosilomaa. Selvitämme mistä tunneista vapaata kertyy, milloin se annetaan, mitä palkkaa maksetaan ja milloin vapaa maksetaan rahana.
Vuosivapaajärjestelmä korvasi kaupan alalla arkipyhiin sidotut vapaat, ja se on TES:n oletusjärjestelmä: erillistä arkipyhäjärjestelmää sovelletaan vain, jos yritys on ottanut sen käyttöön. Käytännössä vuosivapaa on kuitenkin monelle palkanlaskijalle edelleen hämärä: milloin ansainta alkaa, mitkä tunnit kerryttävät, ja mitä tehdään, jos vapaat jäävät pitämättä?
Tämä artikkeli purkaa kaupan TES:n (1.2.2025–31.1.2028) vuosivapaajärjestelmän vaihe vaiheelta ilman sopimuskieltä.
Mikä vuosivapaa on ja miten se eroaa vuosilomasta?
Vuosivapaa on tehdyistä työtunneista ansaittava palkallinen vapaa. Se on kokonaan eri asia kuin vuosilomalain mukainen vuosiloma: vuosiloma kertyy lomanmääräytymiskuukausista, vuosivapaa tehdyistä tunneista. Molemmat kertyvät rinnakkain, ja vuosivapaan ajalta työntekijä ansaitsee myös vuosilomaa.
Sekaannusta aiheuttaa usein myös vuosivapaan suhde arkipyhiin. Vuosivapaajärjestelmässä arkipyhät eivät lyhennä viikon työaikaa. Jos yritys soveltaa vaihtoehtoista arkipyhäjärjestelmää, vuosivapaita ei kerry lainkaan: järjestelmät ovat toisensa poissulkevia.
Mistä tunneista ja milloin vuosivapaata kertyy?
Ansainta alkaa vasta, kun työsuhde on kestänyt 6 kuukautta. Jos työsuhde alkaa esimerkiksi 1.3., kuusi kuukautta tulee täyteen elokuun lopussa ja vuosivapaata kerryttäviä tunteja lasketaan 1.9. alkaen. Peräkkäisissä lyhyissä työsuhteissa noudatetaan työsopimuslain periaatteita työsuhde-etuuksien jatkumisesta.
Vuosivapaata kerryttävät kalenterivuosittain:
- tosiasiallisesti tehdyt työtunnit
- muu työaikalain tarkoittama työajaksi luettava aika
- työnantajan määräämä koulutus siltä osin kuin työnantaja maksaa ansionmenetyksen
- luottamusmiehen ja työsuojeluvaltuutetun työstävapautusaika
- henkilöstön edustajalla koulutussopimuksen mukainen, työnantajatuen piiriin kuuluva ay-koulutus.
Vuosiloma tai sairauspoissaolo eivät siis kerrytä vuosivapaata, koska ne eivät ole tehtyä työaikaa.
Vapaita kertyy porrastetusti:
| Kertyneet tunnit | Vuosivapaita | Vuosivapaatunteja |
|---|---|---|
| 200 | 1 | 7,5 |
| 400 | 2 | 15 |
| 600 | 3 | 22,5 |
| 800 | 4 | 30 |
| 1 000 | 5 | 37,5 |
| 1 150 | 6 | 45 |
| 1 300 | 7 | 52,5 |
| 1 430 | 8 | 60 |
| 1 560 | 9 | 67,5 |
Huomaa, että portaat tihenevät loppua kohti: alkuvuodesta vapaa syntyy 200 tunnin välein, loppuvuodesta 130–150 tunnin välein. Työaikapöytäkirjan mukaisessa 40 tunnin työaikamuodossa (ns. pekkasjärjestelmä) vapaat ovat 8 tunnin mittaisia ja tuntimäärät vastaavasti suurempia.
Laskuesimerkki 1: paljonko osa-aikaiselle kertyy vapaita?
Myyjä tekee keskimäärin 25 tuntia viikossa ja hänelle kertyy kalenterivuoden aikana 1 200 tehtyä työtuntia. Taulukosta katsotaan suurin täyttynyt porras: 1 150 tuntia ylittyy, 1 300 ei. Myyjä on ansainnut 6 vuosivapaata eli 45 vuosivapaatuntia.
Jos hänen tuntipalkkansa on 13,13 € (palkkaliitteen taulukko 1.8.2026 alkaen, palkkaryhmä B, muu Suomi, 2. vuotena), vapaiden arvo on 45 × 13,13 € = 590,85 €. Summa maksetaan joko palkallisena vapaana tai rahakorvauksena.
Miten vuosivapaat annetaan?
Vuosivapaat annetaan ensisijaisesti ansaintavuoden aikana ja viimeistään ansaintavuotta seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Työntekijän aloitteesta voidaan kirjallisesti sopia, että vapaat annetaan viimeistään ansaintavuotta seuraavan kalenterivuoden loppuun mennessä.
Antamisessa on muutama tiukka sääntö:
- Vapaat annetaan kokonaisina vapaapäivinä, lähtökohtaisesti 7,5 tunnin työvuoron mittaisina.
- Vuosivapaa merkitään työvuoroluetteloon, eikä samalle vuorokaudelle voi suunnitella alkavaa tai päättyvää työvuoroa.
- Vuosivapaita ei saa sijoittaa vuosiloman tai muiden vapaiden ajalle, mutta yksittäiselle arkipyhälle vapaan voi antaa.
- Työntekijää on kuultava, ja kolmen päivän tai pidemmästä yhdenjaksoisesta vapaasta on sovittava.
Työntekijän aloitteesta suunniteltu työvuoro voidaan sopia vuosivapaaksi, jolloin vapaan pituus vastaa vuoron pituutta. Jos työntekijällä on aina samanpituiset alle 7,5 tunnin vuorot, vapaan pituudesta voidaan sopia toisin, ja tällöin vapaiden lukumäärä voi myös kasvaa.
Mitä palkkaa vuosivapaan ajalta maksetaan?
Vuosivapaan ajalta työntekijä saa palkkansa kiinteine lisineen, mutta ilman tuntikohtaisia olosuhdelisiä ja työaikalisiä (ilta-, yö- ja lauantailisät eivät siis sisälly).
- Kuukausipalkkainen ja suhteutettua kuukausipalkkaa saava: normaali palkka riippumatta pidetyn vapaan pituudesta.
- Tuntipalkkainen: palkka pidetyn vuosivapaan pituuden mukaan.
- Provisiopalkkainen: keskimääräinen päiväprovisio.
Milloin vuosivapaa maksetaan rahana?
Rahakorvaus tulee kyseeseen neljässä tilanteessa:
- Sopimuksella vapaan sijaan: kun työsuhde on kestänyt 6 kuukautta, voidaan sopia, että vapaiden antamisen sijaan ne maksetaan rahana aina ansainnan yhteydessä seuraavana palkkapäivänä. Myös yksittäisen vapaan maksamisesta voidaan sopia työntekijän aloitteesta.
- Antamisen määräaika umpeutuu: jos vapaita ei ole voitu antaa ansaintavuotta seuraavan huhtikuun loppuun mennessä, ne maksetaan rahana toukokuun palkkapäivänä (pidennetyssä aikataulussa tammikuun palkkapäivänä).
- Vajaa vuosikertymä: jos vuosivapaatunnit jäävät alle 67,5 tunnin, työvuoroa lyhyempi osa voidaan toteuttaa lyhentämällä työpäivää, maksamalla rahana tai siirtämällä työaikapankkiin.
- Työsuhde päättyy: pitämättömät vapaat maksetaan rahakorvauksena lopputilissä.
Rahakorvaus lasketaan kertomalla vapaan pituus tuntipalkalla, jossa huomioidaan kiinteät lisät mutta ei tuntikohtaisia olosuhde- eikä työaikalisiä. Suhteutettua kuukausipalkkaa saavan tuntipalkka saadaan jakamalla kokoaikatyön taulukkopalkka luvulla 160.
Laskuesimerkki 2: pitämättä jäänyt vapaa rahaksi
Myyjän työsuhde päättyy 31.10.2026. Hänellä on kaksi pitämätöntä vuosivapaata (2 × 7,5 h = 15 tuntia). Suhteutetun kuukausipalkan pohjana on kokoaikataulukon 2 101 €/kk, joten tuntipalkka on 2 101 € / 160 = 13,13 €.
Lopputilissä maksetaan 15 × 13,13 € = 196,95 €.
Jos työntekijän aloitteesta on sovittu vapaan pitämisestä ennen kuin se on ansaittu ja työsuhde päättyy työntekijästä johtuvasta syystä, työnantajalla on oikeus periä ansaitsemattomasta vapaasta maksettu palkka takaisin.
Palkanlaskijan muistilista: Merkitse kalenteriin kaksi päivämäärää ansaintavuotta kohden: huhtikuun loppu, johon mennessä vapaat on annettava, ja toukokuun palkkapäivä, jolloin pitämättä jääneet on maksettava rahana. Pidennetyssä aikataulussa vastaavat rajat ovat vuoden loppu ja tammikuun palkkapäivä.
Vuosivapaa ja korotettu palkka – muista tämä yhteys
Kaupan TES:ssä 50 %:lla korotettu palkka maksetaan työstä, joka ylittää 10 tuntia vuorokaudessa tai 37,5 tuntia viikossa. Korotettua palkkaa määritettäessä viikon työaikaan lasketaan myös viikon aikana annettu vuosivapaa.
Esimerkki: työntekijä tekee maanantaista torstaihin 30 tuntia ja pitää perjantaina vuosivapaan (7,5 h). Viikon työaika on jo 37,5 tuntia. Jos hän tekee lauantaina vielä 5 tunnin vuoron, koko vuoro maksetaan korotettuna: 5 × 13,13 € × 1,5 = 98,48 €.
Vuosivapaita kerryttäviksi tunneiksi kirjataan kuitenkin vain tosiasiallisesti tehdyt tunnit: esimerkin viikolta 35 tuntia, ei 42,5:tä. Lisä- ja ylityörajoista tarkemmin: Ylityö vai lisätyö kaupan alalla.
Yleisimmät virheet vuosivapaissa
Virhe 1: Ansainta aloitetaan työsuhteen alusta. Tunteja lasketaan vasta 6 kuukauden työsuhteen jälkeen, ei takautuvasti.
Virhe 2: Vuosiloma- ja sairaustunnit kirjataan kerryttäviksi. Vain tehty työ ja erikseen luetellut erät kerryttävät.
Virhe 3: Vapaa sijoitetaan vuosiloman jatkoksi lomapäiväksi merkittynä. Vuosivapaata ei saa sijoittaa loman ajalle, mutta loman viereen omaksi vapaapäiväkseen saa.
Virhe 4: Työaikalisät maksetaan vuosivapaan ajalta. Vapaan palkkaan kuuluvat kiinteät lisät, eivät tuntikohtaiset työaikalisät.
Virhe 5: Huhtikuun takaraja unohtuu. Pitämättömät vapaat on maksettava rahana toukokuun palkkapäivänä. Tämä on helppo automatisoida palkkajärjestelmän muistutukseksi.
Kysy oma tapauksesi
Vuosivapaajärjestelmän yksityiskohdat (ansaintaportaat, antamisen määräajat ja rahakorvauksen laskenta) löytyvät kaupan TES:n 8 §:stä. Poikkeaako tilanteesi artikkelin esimerkeistä? Kysy suoraan tästä, niin Teslet hakee vastauksen kaupan TES:n tekstistä ja näyttää sopimuskohdan, johon vastaus perustuu.
Kysy Kaupan TES
Vastaus perustuu sopimustekstiin ja sisältää lähdeviittauksen.
Katso myös: kaikki kaupan alan ajankohtaiset tiedot yhdeltä sivulta: Kaupan TES. Aiheeseen liittyvä artikkeli: Kaupan alan lisät 2025–2028.
Lähde: Kaupan työehtosopimus 1.2.2025–31.1.2028 (8 §, 12 § ja 13 §) sekä palkkaliitteen taulukot 1.8.2026 alkaen. Sopimuksen osapuolet: Kaupan liitto ja PAM – Palvelualojen ammattiliitto.
Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseen tiedottamiseen. Yksittäisissä palkanlaskennan kysymyksissä suosittelemme tarkistamaan ajantasaisen TES-tekstin tai konsultoimaan asiantuntijaa.